GTD mit Toodledo
Für meinen GTD-Workflow probiere ich immer mal wieder neue Tools aus. Eigentlich war die Entscheidung jedoch gefallen: Fast ein Jahr lang habe ich mit RememberTheMilk (RTM) gearbeitet. RTM hat gegenüber Programmen auf dem lokalen Rechner (Things oder Ominifocus (OF)) für mich folgende Vorteile:
- Ich arbeite in einer "gemischten Umgebung": privat Mac, dienstlich Windows. Dazu kommt die Schwierigkeit, dass ich auf dem dienstlichen Rechner keine eigene Software installieren darf. Deshalb ist ein Dienst, den ich über den Browser bedienen kann, für mich besser geeignet.
- Die Möglichkeit, im Büro zu planen, ist für mich unverzichtbar. Ich sammle alle Aufgaben in einem System und unterscheide nur innerhalb des Systems zwischen "privat" und "dienstlich". Deshalb ist es für mich unbedingt notwendig, dass ich auch im Büro sammeln, planen und terminieren kann.
- Natürlich sollte auch ein Abgleich mit dem iPhone möglich sein - für unterwegs und "immer dabei".
Eine ganze Weile war ich nun mit RTM zufrieden. Es gab allerdings zwei Punkte, die mich störten:
- Ich arbeite viel mit terminierten Aufgaben. Diese werden mit der iPhone-App von RTM auch sehr gut dargestellt: Man kann sich sehr schnell einen Überblick verschaffen, welche Aufgaben z. B. in den nächsten 7 Tagen anstehen. Mit der Browseranwendung von RTM geht das leider nicht so elegant. Klar, ich kann mir mit verschiedenen Filtern diese Funktion einrichten. Aber ich mag mich nicht mit diesen Themen beschäftigen: Wie geht das und habe ich die Parameter alle richtig eingestellt?
- Leider gab es immer mal wieder Sync-Probleme zwischen dem iPhone und der Cloud. Das ist eines der größten Probleme bei allen Programmen. Wenn es Sync-Probleme gibt, verliert man das Vertrauen in die Anwendung. Deshalb konnte ich mich auch nie mit Things anfreunden. Bei OF klappt die Synchronisation sehr gut, aber es gibt bei diesem Programm einfach zu viele Einstellmöglichkeiten. Keep it simple!
Ich hatte mich früher auch schon einmal mit Toodledo beschäftigt. Das Problem mit Toodledo ist meiner Ansicht nach, dass die Einstiegshürde recht hoch liegt, was der nicht sehr übersichtlichen GUI geschuldet ist. Deshalb ist seinerzeit mein Einstieg bei Toodledo gescheitert.
Jetzt habe ich dem Tool eine neue Chance gegeben und bin ausgesprochen begeistert. Dabei habe die die Tasks von RTM problemlos in Toodledo einlesen können – über einen iCal-Export hat dies nach ein paar Anläufen einwandfrei geklappt. Vorteil für mich war, dass ich mit einem "gefüllten System" gestartet bin. Und sieh an – Toodledo funktioniert ganz reibungslos. Alle Angaben sind "auf einen Blick" – das ist etwas gewöhnungsbedürfig. Geht aber sehr gut, wenn man einen "breiten Bildschirm" zur Verfügung hat – das gilt für mich zuhause und im Büro. Da ich viel mit Projekten arbeite, habe ich mir die Pro-Version von Toodledo gegönnt, weil man damit Subtasks anlegen kann. Wie schon gesagt, das System funktioniert bei mir sehr gut, vor allem habe ich einen guten Überblick über die terminierten Aufgaben.
Dazu gibt es auch eine sehr gut funktionierende iPhone-App. Diese kostet zwar 2,99 €, ist aber jeden Cent wert. Die Funktionalität ist mit der RTM-App vergleichbar, ich habe aber bisher noch kein einziges Sync-Problem gehabt, das Programm funktioniert sehr zuverlässig.
Übrigens: Auch Pocket Informat (PI) synct mit Toodledo. Fehlt nur noch, dass PI mit Exchange oder dem lokalen iCal syncen kann, dann sind wieder Kalender und To-Do am iPhone an einem Ort …
